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我們常浪費時間在「回信件」!5重點,如何將電子郵件「規則化」,提升工作效率?

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我們常浪費時間在「回信件」!5重點,如何將電子郵件「規則化」,提升工作效率?

將電子郵件「規則化」

為了提高ROT,最能立刻收效的策略之一,就是將電子郵件規則化。

或許各位會覺得意外也說不定,其實我們經常在公司內部的電子郵件上消耗許多無謂的時間。在將公司內部的電子郵件加以規則化時,請參考以下五點建議。

(圖片來源:https://pixabay.com/

圖說:為了提高工作效率,最能立刻收效的策略之一,就是將電子郵件規則化。

 

第一點,訂立「只在事先決定好的時段回信」的規則。

把一大早的黃金時間用在回電子郵件上,可說是浪費時間的極致。請事先決定好三個時段,每天只在這些時段回信。

例如我只會利用零碎時間收信,並在需要回信的郵件上註明重要標記,回覆也只會在固定的時間統一處理回信。電子郵件本來就應該在有空時處理即可,完全沒有必要即時回覆所有的郵件。

 

第二點,訂立「省略問候語」的規則。

光是取消「辛苦了」、「我是○○部門的△△」等問候用語,就能減少消耗在回信上的時間。

 

第三點,訂立「在郵件主旨中註明【請回覆】、【緊急】、【重要】等」的規則。

一眼就能判斷這封郵件優先順序,對彼此都有好處。另外,也可以規定真正緊急的事,應該使用電話或通訊軟體連絡。

(圖片來源:https://pixabay.com/

圖說:在郵件主旨中註明【請回覆】、【緊急】、【重要】等」的規則。

 

第四點,訂立「若只是希望對方『有空再過目』的郵件,列入副本寄送即可」的規則。

當上主管之後,一天可能會收到一百封以上的電子郵件,想要有效率地管理郵件,就必須在規則上下工夫。

 

第五點,訂立「互相公開彼此的行事曆」的規則。

最容易消耗時間的公司內部郵件,就是為了協調行程時間的信件往返。然而,其實只要完全公開彼此的行事曆,就可以削減消耗在確認、調整上的時間。換句話說,也就是規定只要公開的行事曆上有空白的時段,彼此就能自由填入開會、面談或一起拜訪客戶等預定行程。

 

如此一來,你就會主動規劃自己的行事曆,以避免別人任意替你安排行程。就結果來說,你的行事曆規劃術與時間規劃術都會變得更加熟練。

光是在公司內部訂立上述規則並公開,應該就能提昇組織的 ROT才是。

來自客戶等公司外部的電子郵件,絕大部分是無法套用這些規則的。這時,我建議各位自己在心裡訂下規則,先讓客戶體認你的時間有多麼寶貴。

具體而言,也就是要讓客戶確切地明白到「我不會隨時回覆」、「我會刻意在深夜回信」。

(圖片來源:https://pixabay.com/

圖說:請讓客戶確切地明白到「我不會隨時回覆」、「我會刻意在深夜回信」。讓對方知道你的時間有多寶貴...

 

當然,我們必須避免對客戶造成困擾。不過事實上有許多客戶非常依賴業務員,也有些人針對明明只要查一下就知道的事,或是之前已經告訴過他的事,也都喜歡再三確認。

假如你是業務員,請理解教育客戶也是業務員的工作之一。請保持冷靜,不能把來自客戶的電子郵件和電話全都當作重要的任務。

 

本文摘自采實文化《有錢人都在用的人生時薪思考:從「回報」的觀點做計畫,高效運用時間,不辜負每一天的努力

 

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