掌握4個重點營造出讓人說出意見的氣氛
如果想要營造容易提出意見的氣氛，應該要怎麼做呢？以下有4個重點：
讓職場成為可以互相交流意見的2個重點
明確定位員工的角色、責任
員工的角色定位、責任不明—這個在第3站也曾出現過。
自己到底應該做些什麼呢？
自己到底被期待了什麼呢？
在不知道這些問題答案的情況下，當然是不會有任何意見的（但是，卻突然被主管要求「用顧客的角度來思考」。結果，員工們就變得越來越混亂）。
主管應該從平常，就要明確地定位每位員工的角色、責任以及被賦予的期待。
該以怎麼樣的角度看待問題，才能解決問題呢？
有提出意見或是提案的權利嗎？
平時讓部屬注意到這些問題，是特別重要的。
做好能夠讓員工提出意見的前置作業
在會議上突然要求人家提出意見—這對員工來說也是個重擔。有的時候只好即興回答！在沒有做好心理準備的狀態下，是不會有好意見出現的。換句話說，意見的品質會跟著下降。
- 事前讓大家知道會詢問意見。
- 發下表格，說明該以怎樣的角度審視問題，並可提供怎樣的意見，讓員工能夠更容易擁有基本概念（附上具體案例）。
- 發送與題目相關的參考資料，供所有人傳閱。
- 設置會議主持人。
想要尋求好意見，也是要有些作為（前置作業）不可。
主管戰略性的離席
「為什麼部屬都不說出自己的意見呢？」
搞不好是因為你在場的關係！因為主管太嚴肅，現場氣氛過於可怕，導致大家什麼都不敢說，或者不敢說出真正的心聲。
這邊有一個技巧，請主管拿出勇氣，從交流意見的場合退席吧。
讓成員自己進行意見交換，等過幾天之後，再從成員那邊蒐集討論出來的結果。
或是導入外部的會議主持人，由主持人報告。
這樣的話，才有辦法更容易接受到率直的意見與大家的真心話。
重視工作之餘的溝通
無論如何，在工作時間之外的溝通，是相當重要的。在會議的場合中，往往很難將真心話傳達出來。讓我們回頭再看一下第4站「工作意願過低」的原因，就從你的辦公室開始實施，能夠將溝通活性化的各種策略吧。
創造員工提出意見後的「意義」
這邊是要將意見與想法導引出來後，連結到執行面上。首先，我們要做的，就是接下來這3個「出來」：問出來→寫出來→思考出來。在第5站中有介紹過的突發事件管理方法，對於執行這3個「出來」可是非常有效。
以「管理突發事件」的方法進行處置
在第5站中，我們學會將突發性的要求、問題、客訴、諮詢等等「臨時插入的工作」，當作「突發事件」，並用管理簿來紀錄，定期由全體成員製作應對策略，一同協議與討論。其實，成員的意見與改善提案，也可以當作「突發事件」來處理。
- 於確認突發事件的場合（可能一星期一次、定期舉辦的會議），將成員們的意見「問出來」。
- 在突發事件管理簿上，將這些意見「寫出來」。
- 並於確認突發事件的場合，和成員們一起將實行對策「思考出來」。
利用第5站突發事件管理的流程，就可以達成「問出來」→「寫出來」→「思考出來」這個目標。
在這流程中最重要的，就是「寫出來」。請各位想想看，如果你好不容易提了案，結果卻只得到「嗯哼」、「喔，是喔」、「好，我知道了」之類回應，接著就被晾在一旁，這不是令人感到超難過的嗎？
如果能好好將意見紀錄在突發事件管理簿中，在會議上全員共同協議、討論那個意見，提案就不會被置之不理了。只要能夠搭上團隊的「意見紀錄」→「檢討對策」→「定期管理」這個流程的順風車，那麼員工的意見、提案就可以確實被檢討、討論，員工也會對領導者與組織，更有信任感。
區分提案者與執行者
要消滅「先說出來的就輸了」的文化，就只能改變「說出意見的人，就一定要去做」的組織系統。也就是說，必須要將提案者與執行者區分開來。
接受了改善工作的提案（紀錄於突發事件管理簿）
- 暫時先由主管來管理
- 募集自願的執行者／由領導者來決定由誰執行／由團隊外的第三者（外包等方法）來執行
只要簡單地改變工作流程，多少能減少「先說出來的就輸了」的氣氛。首先，希望可以讓大家產生「要不要試著說出來呢」這樣的想法。
本文摘自財經傳訊《1張圖解決！問題背後的問題：一流企業都在用的「10大工作問題地圖」，徹底翻轉工作思維、提升團隊效率、組織再進化的關鍵成功因素！》
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