一段無電話時間可以提高工作效率|《練習當聰明人》

一段無電話時間可以提高工作效率|《練習當聰明人》

時報出版風格線 2015-08-16 11:09

04一段無電話時間可以提高工作效率
 
如果你跟我一樣,電話就只是眾多物品中的一項而已;但對大多數 人來說,電話是生命必需品,萬不可缺。沒有了電話,工作簡直就進行不下去。然而,從另一方面來看,不論你從事什麼樣的工作,電話也很可能成為打岔或壓力的 來源之一。有時候我們好像總是在講電話,而我們一邊講電話時,很難一邊將工作做好。這時我們對打電話來的那個人,就會產生一種怨恨與焦慮感。
 
有 一次我在一位經理的辦公室中,電話剛好響起。他立刻咆哮起來:「這鬼電話一天到晚響個不停!」然後他拿起電話,開始了一段長達十五分鐘的談話,而我在旁邊 乾等著。等他終於掛上電話時,他看起來既沮喪又精疲力竭。下一次電話又響起時,他跟我道歉。後來他承認自己有很多事做不完,跟他必須接大量的電話有關。
 
我找到機會問他說:「你有沒有想過在某段時間中不要接電話?」他一臉愕然地看著我說:「從沒想過。」結果這樣一個小小的改變不但讓他放鬆,也使他的工作做得更好了。
 
就跟大多數人一樣,他並不需要一段數小時不被干擾的時間,但一陣子總是需要的!他不再接電話,而是回電話,同時能主動將談話的時間縮短。他會這麼說:「嗨!瓊安,我只有兩分鐘時間,不過我會給妳回個電話。」

我們確實很依賴電話,也大量而廣泛地使用電話。如果你是櫃台服務員,或是接線生、推銷員,這樣的策略對你可能並不實用。但是對其他大多數人來說,這卻是救 命良方。在辦公室裡,如果我不是有一段「無電話時間」,我一定一○○%不停地在講電話。電話好像從來就沒有停止響過。如果我不是有些防範措施,恐怕就不會 有時間寫作或做其他事了。我猜想這對大多數的你們也都適用。
 
你可以用不同的方法來設定這樣的策略。我在一天當中會有一些固定時間將電話鈴聲關掉,除非是事前約好或緊急事故(這種情況很少),否則我不接任何電話。這讓我有時間專心做一些事──毫無干擾地集中心神在跟我工作最密切相關的事情上。
 
當 然也有許多人因為公司政策的要求,不得不接電話,或是接電話是他們工作的一部分,那麼,在運用這個策略時,就要更有技巧了。或許你可以早一點到辦公室,在 正式工作時間開始前先關掉電話,或是在下班之後這麼做。我認識的一個女士,就是在午餐時間將電話關掉,讓電話留言替她擋一下電話,她便可以做一些自己的工 作。因為她在午餐時間工作,就可以提早下班,一天的工作時間不會顯得太長,而她也爭取到一些可以專心做事的時間。
 
在某些情況下,你可以 跟老闆爭取,讓你做一下類似的實驗──看看你是否能完成更多的工作(而且你還是會回所有的電話)。有些打來的電話可以稍後再回,或是過幾小時,等你可以提 供較詳細的答案後,再留言在對方的答錄機裡。這只需要花一兩分鐘就能做到,而不需要用上十到十五分鐘講電話。
 
如果你在家工作(或必須在家完成某件工作),這樣的策略就更好用了。你只要做個簡單決定,在某段時間不回電話,你就有機會與時間將自己要做的事做完。
 
這個策略並不容易執行,總是會有些千奇百怪的理由阻礙你這麼做。舉個例子,你要怎麼處理緊急電話或個人的重要電話?我有一支專線是為家人、親近的朋友與幾個 工作夥伴設立的。另一個可能的辦法是留給別人E-mail,或是善用手機的語音信箱、答錄機錄下一些必要的緊急電話。大多數人都會尊重你「僅供急用」的要 求。另外一個辦法是先用答錄機請對方留言,你再看看電話是誰打來的。這樣你可以在適當的時間再回覆,對那些不能等的事則可以立刻回電。我想就算你在實行這 個策略時遭到許多阻礙,最後還是會發現一切都是值得的。

讓我們面對現實吧!在工作的領域中,我們不可能期待只有少數幾通電話的干擾!我已經發現在不被干擾的時間中,我能完成兩倍甚至三倍的工作量。當我省下這些時間之後,我總是能在工作完畢時輕鬆地回電話呢!
 

 

---本文摘自《練習當聰明人:別再為小事抓狂系列全新改版》一書,時報出版

 

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