凱絡媒體副總經理黃明威
從事媒體代理服務業，服務客戶中華電信8年多、在極短時間內為紅遍全台的金城武4G形象廣告的媒體策略定調。身處於被勞動部點名最關切加班情況的廣告媒體服務業，凱絡媒體副總經理黃明威的「重要＞緊急」工作法則及執行力，讓他成為全公司少加班的高效能代表。
文／周怡伶
廣告業經年累月為了完美超凡的好點子付出辛勞，但在凱絡媒體副總經理黃明威身上，卻看不出這行業裡經常描繪「在夜深人靜看著萬家燈火熄滅，在天色泛白的時候，踏著晨露姍姍歸來」的工作苦楚。
他能夠在有計劃的工作安排之下，帶著服務團隊在極短時間內（因為客戶打算採用奇襲策略，在競爭對手發聲之前先發制人）為金城武形象廣告的媒體策略定調，讓服務8年多的業者中華電信的4G之戰先聲奪人、帶出亮眼業績。他說：「廣告服務業是顧客服務導向的工作形式，經常得機動處理許多臨時發生的狀況，壓力常會瞬間暴升，加班作業自然也是常態。」也就是說，在靠腦力賺錢的廣告業上班，要是沒有兩把刷子，很難避免三更半夜還在辦公室寫案子，寫到在公司看天露魚肚白的情況，加上網路時代經常必須全天監看市場反應的狀況，隨時針對客戶需求提供即時性機動服務，「加班」真是廣告人的宿命。
「但要減少加班還是有方法的。我是一個喜歡做事有計畫的人，有了計畫才知道下一步要做什麼，也才會有方向感。而有計畫更需要有執行力，按照計畫完成進度才能少加班卻有高績效。」。黃明威認為，執行力是高效工作最重要的事情，凡事若只有計畫卻沒有執行，一切都只是空談。此外，「若要更有效發揮執行力，就必須將所有工作依照輕重緩急，排出處理順序。」他說。
矩陣圖排序重要的事先處理
黃明威是廣告人，也是團隊管理者，可以想像他每天必須處理許多大大小小的事，包含固定的行政工作、教育訓練、客戶服務等，偶爾也會有臨時的會議，或是老闆突然交代的事務；他表示，在接收工作任務的當下，他就會在腦海中衡量優先順序，橫軸是工作的緊急程度，縱軸則是重要程度，依照處理的優先順序可以分為：1. 緊急且重要、2. 重要但不急迫、3. 緊急但不重要、4. 不重要也不急迫，共4種。
「重要的事情必須要優先處理。」黃明威解釋，這是一個大家都知道的工作觀念，但很多人往往辦不到，因為人們經常以為時間有餘，或者盤算該項工作只要多少的時間就能完成，結果就犯了拖延的毛病，總要等到事到臨頭才加班趕工，不但導致工作品質變差，也可能連帶造成其他工作的負擔，形成惡性循環。因此，他強調，「不要把重要的事情變成緊急的事情！若有時間就先處理重要的事情，否則重要但不急的事情，久了也會變成又緊急又重要的事情，那就勢必要熬夜加班趕工了。」
在廣告業尤其如此。「提案工作有時候就像是口香糖，甩都甩不掉，當你沒有足夠時間去構思一整套媒體策略的時候，思慮不足、草草了事的不成熟提案一定會被退回，致使同一項工作反覆來回的進行著，如此一來一往就造成惡性循環。」黃明威接著說，「所以，看待事情的態度很重要，既然很重要就不能急就章，要有這個觀念。」
至於緊急但不重要的事情，既然緊急何以被排在順序3？黃明威笑說，「很多被歸類到這裡的事情，一旦急過頭了就不急了，甚至也不需要處理了。例如計劃去參加社交活動、看電影⋯⋯這些事情，都應該擺在真正重要的事情後面。」回到前述的觀念，無論如何，優先處理重要的事情，才有助於高效工作。
那如何判斷事情的重要性呢？黃明威分享他個人的經驗給大家做參考：「大家都知道八二法則吧？一項專案裡頭的許多細項工作中，其中百分之二十的工作占了整體工作百分之八十的決定性影響，因此就應該先把這舉足輕重的20％列為優先處理的事項。」
另外，在搭配的使用工具上，黃明威會利用Outlook的「工作」功能，將工作事項依照處理優先順序分類為1、2、3、4，一來可以透過條列清楚的工作事項，有條不紊地一一消滅任務，二來可以隨時改變狀態，方便進度更新。此外，也最好能養成順手記錄工作行為與進度的習慣，「在工作產生時最好就要有紀錄，否則一忙碌起來根本沒有時間去記錄。」黃明威說。
想專注先關掉Line
除了工作的輕重緩急必須做好管理以外，黃明威認為時間管理也很重要。他會把時間區隔成完整時間與零碎時間，並分別用來處理重要與不重要的工作。他表示，有些廣告人加班是因為晚上比較沒有人打擾，才有完整時間思考並處理工作；因此若想要提高工作效率，就應該儘量「增加完整時間、減少零碎時間。」
尤其現今網路通訊軟體發達，一旦跳離工作偶爾回覆一下即時通訊或email，便很容易造成時間被切割，以致無法專心規劃重要事務，因此黃明威偶爾會在處理重要事件的時候，把Line等對外通訊管道關閉，甚至是拔掉網路線或乾脆待在家裡集中精神處理重要工作，這有助於自己在短時間內達到預期成果，「若你的一整天都是零碎時間，實在很難成就什麼大事。」黃明威說。
舉黃明威一整天的時間運用方式為例：他習慣在早上進公司後，立即處理重要的事情，像是思考、策略規劃等，避免其他外在的干擾；至於下午時段則多用來進行會議、廠商來訪、拜訪客戶、回信等事務。而為了避開下班尖峰時間，他會利用這個時候瀏覽客戶網站、Facebook頁面或搜尋市場資訊，利用零碎時間追蹤狀況、了解各類市場動態及新知。
【原文刊載於《能力雜誌》2015年1月號，更多精采內容請上《能力雜誌》官方網站；《能力雜誌》官方粉絲團。未經授權，請勿轉載！】
