圖、文 / 高寶書版
《講重點！完全圖解書寫、傾聽、提問，一出手就切中要點的職場晉升術》
訣竅06 貼切回答問題，使會話內容更對盤
你有沒有過這種經驗？當你對某個人提出問題時，卻得到一個牛頭不對馬嘴的答案，讓你不由得想跳腳「我問的不是這個問題！」？
這個時候，給你答案的人卻又好像沒有自覺到，自己的問題出在哪裡。
而事實上，我們也經常會遇到這種令人沮喪的情況。
若要給對方一個切中要點的答覆，就要直接回答對方提問的內容，有這樣的自覺是很重要的。
＜有來無回的案例＞
A業務部長：「B先生，每天早上的業務話術訓練如實地進行了嗎？」
B：「我們的業務訓練是相當有系統的。做法就是在開始進行訓練的時候，先明確地舉出當天要達成的目標。我覺得這是最重要的一點。因為沒有什麼比明確的目標都還重要。而當訓練活動結束時，還要相互確認是否能達成目標，確認成果」。
這樣的答覆內容跟部長提出的問題根本是風馬牛不相干。
當部長提出「是否如實地進行了？」的問題時，首先應該就要回答「是的」或者「沒有」。
想要給對方一個明確的回答，就要自覺到「問題和答案是否確實吻合」。
＜有來有回的案例＞
A業務部長：「B先生，每天早上的業務話術訓練如實地進行了嗎？」
B「是的，確實地進行了。每天早上，所有的業務部新進人員都接受訓練了。首先，我們會在訓練開始的時候就確定當天要達成的目標，接下來再相互確認是否能達成該目標，確認成果」。
首先要針對部長想知道的「是否如實地進行？」先回答「是的，確實地進行了」。然後再傳達「確實地進行」的具體根據，如此一來，就可以知道，提出的問題和得到的答案是有關聯的。
先直接回答對方的問題吧。即使很想馬上報告事情的過程或理由，也要有輕重緩急之分。
訣竅26 透過提問，助說話者一臂之力
當話題變得雜亂無章，遲遲看不到結論時，即使是說話者本身也很難發現。此時聽眾可以透過「整理談話內容」的方式來改善溝通的流程。
＜對方的談話內容變得冗長且雜亂無章的案例＞
A先生：「這次的專案之所以趕不上截止日的原因，首先是在開始推動專案之後才發現器材的預定數量不足，導致人員心生恐慌，一開始就陷入一陣慌亂；此外，也許是努力不夠吧？情報收集有不足的現象，本來應該要多收集與製藥相關的周邊情報才對。
對了，還有，有人在中途質疑這個計畫是否太勉強，認為最好早一點變更計畫才好，但這些事情在當初基本上都經過討論了。可是卻還是出現混亂的狀況，當發現時，已經來不及了……」
上述的情況可以用「也就是說，這是因為準備不足所造成的狀況嗎？」的提問方式來做整合。提示重點可以預防話題脫軌。
「也就是說……嗎？」
「簡要言之是……的意思嗎？」
「結果就是……吧？」
用這樣的提問方式將內容加以整合即可。
如此一來，便可以將雜亂無章的情報收束起來，也可以確認自己是否真正理解了。
要達到這個效果，就要從談話的內容中選出關鍵情報（「器材不足」和「情報不足」和「計畫過於勉強」），然後將這些情報整合成一個要點。
以A先生為例，將各個情報整合後得到的結論就是「準備不足」。找出將關鍵字整合起來的要素，然後把話題內容做個總結。以提問的方式幫對方做個整理，就可以結束雜亂無章的談話。
訣竅27 透過提問，掌控說話的流程
當我們聽別人說話，發現「好像有點失焦」時，此時往往已經嚴重離題了。以談話的地圖來做比喻的話，那就是明明目的地是2段，可是人卻己經走到3、4段左右了。在這種狀況下，當事人是無法自行修正回正軌的。
發現有這種狀況時，就要立刻提出質問。
「那麼，我們稍微言歸正傳一下，您的意思是……吧？」
這雖然是一種提問的形式，但是卻可以讓話題回歸主題。舉例來說。
A先生：「如果要問被公司派駐國外需要具備什麼樣的能力，大部分的人大概都會認為是語言能力吧？可是，我覺得實際上並不是如此。重要的是，就算英語能力不好，還是會有想積極和外國人交流的心情。說穿了，就是溝通能力吧……我也曾多方嘗試地學習英語。你有沒有過這種經驗？覺得英語能力很重要，特別是聽力更難訓練……結果，透過CD或測驗做聽力訓練時覺得並不是那麼難，但是實際與人對話時卻完全不是那麼一回事？我曾經聽過英語能力很好的人說，當初充滿自信地出國，一坐上計程車時卻發現自己完全聽不懂司機在說什麼，覺得很沮喪。可能是一看到司機的態度不怎麼友善，一時之間就心生膽怯不敢開口，反而英語能力好不好根本就不是考慮的重點了吧？就我們所知，很多計程車的司機都是從外地來謀生，所以每個人都帶有很重的口音。此時，堅持持續地努力溝通，才是最重要的事情吧？」
B先生：「原來如此，如此一來，你的意思就是說，在國外，溝通能力比英語能力重要囉？」
A先生在談話的過程當中，話題漸漸越扯越遠。
「重要的不是英語能力」→「溝通能力才重要」→「聽力很難訓練」→「有時候連英語能力好的人都無法溝通」→「計程車司機的案例」→「努力嘗試開口說話才重要」。
一開始是有事情要傳達，話才沒講多久，就從「計程車司機的案例」開始離題，隨著事情的發展，當事人就很難自行及時回歸主題了。
所以此時，身為聽眾的人就要幫忙做個整合。也就是說，要適時地讓話題和主題連上線。
最適當的做法就是直接告訴對方「……讓我們言歸正傳」，同時以提問方式來詢問，就不會讓對方產生我們在糾正他錯誤的感覺，這也是一種讓說話者很容易就接受的方法。
以這種模式將我們聽到的話做個整理，相信說話的一方就會有「談起話來覺得很簡潔明瞭」的感覺。聽他人說話時掌握談話內容的重點，可以幫助對方，使其所說的話更加地簡單易懂。
訣竅29 明確搜尋的標準，提高閱讀效率
不管是什麼工作，都會閱讀到各種資料和郵件。
可是，閱讀資料相當耗力費時，一本書也往往無法看到最後一頁。
好像有很多人都為「如何才能快速地閱讀？」這個問題所煩惱。
就「基於工作需要而必須閱讀資料或書籍」的目的而言，「閱讀」本來就是一種「情報收集」。所以，必須以「為了收集工作上所需要的情報而進行搜尋」為目標來閱讀。
舉例來說，當我們有「收集製造業周邊的情報以進行諮詢」、「下一次要向通訊系統公司提案，所以要收集相關情報」的需要時，就要針對這個目的，區隔必要的情報和不必要的情報，這就是工作上的「閱讀」。
只要能運用在工作上就足夠了，所以這類的「閱讀」並不需要做到逐字逐句確認的程度。重要的是──
1.馬上判斷情報的必要性。
2.明確判斷的標準。
這兩點是我們能否有效率地收集情報的關鍵。
舉例來說，除了報紙之外，我每個月會閱讀10本雜誌，10～20本書左右，另外，我也會從非文字媒體，譬如從網路或電視（錄影下來的內容）收集情報。
從量來看，閱讀的數量確實很多，但是我是將情報做區隔後才來閱讀的，所以感覺上負擔並沒有那麼重。
以下3點是我刻意區隔出來的重點。
1.本身有很濃厚的興趣，務必要知道的情報。
2.之前沒有興趣，現在重新產生了興趣，變成必要的情報。
3.不需要的情報。
至於主要的主題是與「微觀的經濟動向」、「一般商務」、「商業溝通」等直接相關的情報。
首先是根據書籍的書名和目錄來判斷是否要購買。
若發現與上述第三項「不需要的情報」的標準相符，那就不用閱讀了。
閱讀書本時，同樣也要按照1～3的標準來判斷「這個部分有閱讀的必要性嗎？」。如此一來，大約30分鐘就可以看完1本書了。與其說是閱讀，不如說是「搜尋」來得更貼切。
既然我們身處在目前的情報社會裡，收集情報是不可或缺的，然而，如果不能有效率地、適切地整理情報，就會落得被情報淹沒的下場。
所以要常常提醒自己，想要有效率地「閱讀」情報，就要把「不需要閱讀的東西」分離出來。
55萬職場人都在用的溝通技巧
擺脫職場菜鳥，上班族升遷加薪必修的職場溝通術
如果你自認有很好的工作能力，但是遲遲沒有升職加薪的份，請留意，這表示你的職場溝通能力，已經成為阻礙你晉升的一道牆！
你明明腦袋清楚，知道自己想要說什麼，但卻常常無法完整表達，
只換來對方一句：「我聽不懂你到底想說什麼。」
或者在寫信給主管或客戶以後，
被對方說：「你的語意不清，看不懂你在寫什麼。」
一個優秀的上班族，如果沒有講重點的能力，
絕對會影響你在職場上的發展。
如果你在這個位置上混了許多年還升遷無望，
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□腦袋裡的想法無法整合
□同樣的話說了好幾次，對方還是不了解你到底想要表達什麼
□寫給對方的商業書信常被指責邏輯不通
□看過的重要文件過目即忘
□常常聽錯別人話裡的重點
本書提供的34個訣竅，立即讓你：
□腦袋中迅速有脈絡的組織各種想法，一開口就講對重點。
□聽懂對方話中關鍵字，從此不再雞同鴨講，答非所問。
□提升提問力，一開口就問對問題，快速達成共識。
□讀懂對方文章的涵義，看懂文章重點，不再自以為是會錯意。
□快速蒐尋到對的資訊，迅速提升情報力。
【本書特色】
●特色1：以圖解的方式表達，輕鬆就能理解
不用太多文字，講太多大道理，
只需簡單的圖解就能清楚說明溝通的概念，
本身就是一個讓人輕鬆理解的最佳示範！
●特色2：舉出各種職場上常犯的案例
作者舉出職場上常見的各種錯誤表達方式，並將「錯誤版」與「A+」最佳溝通版本相互對照，再輔以圖片說明，一看就能心神領會，非常清楚明瞭。
【作者簡介】
在PAN NATIONS CONSULTING GROUP擔任董事長。早稻田大學理工學院客座講師。1990年起開始以法人為對象舉辦英語研修課程。目前除了英語之外，也以講師的身分活躍在邏輯溝通、簡報、人際關係輔導、談判等商業交流領域。包括大型企業在內，在東京大學、早稻田大學、京都大學、一橋大學等學校都有教學經驗。
著作有《邏輯溝通》、《邏輯寫作》、《人生取決於會話能力的高低》（以上由日本實業出版社出版）；《想要正確使用！優秀上班族的英語單字》（中經出版）；《正確傳達想法的17秒會話術》（明日香出版社）；《會議能力訓練》（日本經濟新聞社）；《圖解邏輯訓練》（朝日新聞出版）等。
※想了解更多職場溝通技巧，請看《講重點》
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